MENDESAIN PROSEDUR STANDAR PENGELOLAAN ARSIP KELEMBAGAAN

Studi Kasus di Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

Abstract

Mutu sebuah lembaga salah satunya ditentukan oleh pengelolaan arsip yang baik. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip yang tertata dengan baik, dapat sebagai memori kolektif sebuah lembaga dan bahkan dapat menjadi basis pengetahuan tentang identitas lembaga selain pertumbuhan dan perkembangan lembaga dapat diketahui secara pasti. Pustakawan adalah profesi yang dianggap mampu melakukan pengelolaan arsip mengingat ilmu perpustakaan dan ilmu kearsipan memiliki rumpun yang sama., selain adanya keterbatasan tenaga yang dimiliki sebuah lembaga. Dalam pengelolaan arsip kelembagaan didasarkan pada 4 pilar pengelolaan arsip, yaitu Pedoman Tata Naskah Dinas, Pedoman Pola Klasifikasi Arsip, Pedoman Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Keamanan dan Akses Arsip. Selanjutnya pustakawan dapat mendesain prosedur standar pengelolaan arsip dinamis, mendesain prosedur standar pengelolaan arsip statis dalam rangka akuisisi/pemindahan arsip statis.